Trong những năm gần đây, cụm từ “ Văn Phòng Ảo” không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Vì vậy bài viết này với tiêu đề: kinh nghiệm thuê văn phòng ảo nhằm mang đến cho mọi người những nhận xét chân thật, khách quan và những kiến thức giúp ích cho nhiều công ty / doanh nghiệp. Bài viết dưới đây được tổng hợp thông tin từ Office168 mời bạn đọc cùng theo dõi

Văn phòng ảo là gì ?

Theo đơn vị văn phòng ảo Office168 có địa chỉ tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM thì đây là loại hình dịch vụ là địa điểm dành cho các doanh nghiệp và công ty thuê mặt bằng. Văn phòng ảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản của một công ty. Đây được coi là địa điểm trao đổi giấy tờ, gặp gỡ đối tác của công ty. Mặc dù các văn phòng ảo đã trở nên phổ biến trong vài năm qua, ý tưởng này thực sự đã tồn tại trong vài thập kỷ. Có một cuộc tranh luận đang diễn ra về người đặt ra thuật ngữ văn phòng ảo. Các văn phòng ảo đầu tiên được công nhận chính xác vào năm 1989 bởi Ralph Gregory ở Boulder, Colorado, khi ông thành lập The Virtual Office Inc. Tuy nhiên, theo một bài báo từ năm 1982 trên Infowworlds, John Markoff, lần đầu tiên đề cập đến thuật ngữ office văn phòng ảo. Trong bài viết Markof đã viết một văn phòng ảo sẽ được xây dựng xung quanh một máy tính cá nhân di động (máy tính xách tay?) Và mạng cục bộ (internet?) Sẽ mở rộng đáng kể các chân trời làm việc. Markof chia sẻ, trong văn phòng ảo trong tương lai, công nhân sẽ không còn bị giới hạn bởi thiết bị máy tính hoặc vị trí địa lý. Họ sẽ được tự do đi lại hoặc tương tác với người khác trong khi truyền đạt thông tin một cách tự do. Văn phòng như chúng ta biết sẽ không còn tầm quan trọng trung tâm như ngày nay. Thật là một cái nhìn sâu sắc và tầm nhìn về tương lai Markof đã có vào năm 1982, trước khi có internet, điện thoại thông minh, điện thoại di động, máy tính xách tay và từ những gì tôi có thể thấy lần đầu tiên nhắc đến cụm từ office văn phòng ảo.

Các tiện ích từ dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một thuật ngữ không có quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Bên cạnh đó là một trong những loại hình văn phòng dịch vụ tốt nhất hiện nay, bởi ngoài tiết kiệm chi phí thì văn phòng ảo còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho mọi doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 đã đưa ra định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014, theo đó doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Bên cạnh đó Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể. Điều 43 Trụ sở chính của doanh nghiệp: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Ngoài ra Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp; bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không. Cùng tìm hiểu thêm dịch vụ này qua video bên dưới.

Văn phòng ảo có hợp pháp không và có được đăng ký kinh doanh?

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động; và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng lưu ý rằng, Luật Doanh nghiệp không có quy định cấm không có nghĩa là việc tồn tại này là đúng với quy định của pháp luật, bởi lẽ một doanh nghiệp hoạt động không phải chỉ chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp mà còn chịu điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật khác, ví dụ như thuế, thương mại, ngân hàng,…. Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và hợp pháp. Văn phòng ảo tiết kiệm đến 70% kinh phí so với một trụ sở văn phòng. Đây là giải pháp văn phòng thông minh, giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều chi phí trong khi vẫn duy trì được cơ hội kinh doanh, và hình ảnh doanh nghiệp ở đẳng cấp chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm các bài viết liên quan đến Văn phòng ảo