Loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, văn phòng trọn gói,… không còn quá xa lạ với doanh nghiệp (DN), nhất là DN mới khởi nghiệp. Trong tình trạng các văn phòng ảo hoạt động biến tướng khó lường bên cạnh những DN kinh doanh chân chính, hiện còn có không ít DN lợi dụng hoạt động các văn phòng ảo để trục lợi, chiếm đoạt tài sản của khách hàng. Điều này dẫn đến xã hội đang có cái nhìn không tốt với dịch vụ được xem là vị cứu tinh của các doanh nghiệp ít vốn.
Dễ như thuê văn phòng ảo
Chúng tôi tìm đến công ty Kinh doanh, cho thuê văn phòng Hà Nội trên phố Duy Tân (quận Cầu Giấy) nêu yêu cầu tìm một văn phòng đặt trụ sở công ty. Khi nắm được nhu cầu của khách, nhân viên tư vấn nói: “Nếu công ty của anh đã có giấy đăng ký kinh doanh nhưng không muốn làm việc tại nhà, có thể thuê “văn phòng ảo” với giá 650 nghìn đồng/tháng. Công ty em sẽ hỗ trợ theo gói dịch vụ một cách hoàn hảo. Anh có thể sử dụng phòng họp ba giờ/tháng và phòng khách tám giờ/tháng, kèm theo dịch vụ đồ uống, in-tơ-nét, điện, nước miễn phí,… Trong trường hợp anh sử dụng quá hạn mức quy định, anh sẽ trả thêm chi phí phát sinh của phòng họp là 200 nghìn đồng/giờ, thuê chỗ ngồi làm việc 300 nghìn đồng/ngày,… Hiện tại, công ty em đang chạy “chương trình khuyến mại”, nếu anh trả tiền trước một năm sẽ được khuyến mại thêm hai tháng sử dụng”.
Tại một công ty cho thuê văn phòng đặt ở tầng 6, tòa nhà Việt Á (quận Cầu Giấy), một nhân viên tên Tuấn, giới thiệu: “Công ty hiện có ba gói văn phòng ảo với mức giá mỗi tháng 650 nghìn đồng, 900 nghìn đồng và 1,9 triệu đồng. Đối với gói 650 nghìn đồng, khách hàng được đặt văn phòng giao dịch, biển hiệu, có lễ tân nhận thư từ, bưu phẩm; được phục vụ trà nước, cà-phê miễn phí,… Tuy nhiên, DN chỉ được sử dụng miễn phí phòng họp mỗi tháng ba giờ, phòng khách tám giờ (tám lượt khách), nếu phát sinh sẽ tính thêm 250 nghìn đồng/giờ đối với phòng họp và 100 nghìn đồng/lượt/phòng khách. Nếu sử dụng các gói cao hơn, sẽ được tăng lượt khách, số giờ dùng phòng họp tương ứng. Điểm nổi bật ở chỗ, với cơ chế linh hoạt, công ty sẵn sàng chuyển đổi các gói dịch vụ để phục vụ nhu cầu thực tế của khách. Từ gói đăng ký thành lập DN, hỗ trợ thuế đến các văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, chỗ ngồi làm việc,…”
Khu vực lễ tân tòa nhà có thể đặt logo cho các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo
Qua khảo sát một số “văn phòng ảo”, chúng tôi nhận thấy, loại hình dịch vụ này có khá nhiều điểm ưu việt. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ DN, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của DN. Ngoài ra, khi có nhu cầu tiếp đón đối tác, khách hàng chỉ cần thông báo trước sẽ được bố trí phòng họp, bàn ghế, đồ uống, trình chiếu lô-gô,… theo đúng mô hình hoạt động của một DN “xịn”. Thậm chí, loại hình dịch vụ này không chỉ cho thuê văn phòng ảo, mà còn hỗ trợ cho khách hàng thủ tục đăng ký kinh doanh, cho thuê địa chỉ, cử nhân viên tiếp đón cán bộ thuế, thanh tra; duyệt và cấp các loại hóa đơn, chứng từ với các phương thức linh hoạt với mức phí từ 1,2 đến 2 triệu đồng đối với từng gói dịch vụ cụ thể.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang ngày càng nở rộ với mức phí hết sức linh hoạt, từ 300 nghìn đồng đến gần 2 triệu đồng, tùy thuộc từng vị trí, địa điểm. Không thể phủ nhận điểm ưu việt của loại hình dịch vụ này trong việc giúp các DN giảm tối đa các khoản chi phí về thuê cơ sở hạ tầng, trụ sở riêng, chi phí điện, nước,… nhưng điều khiến không ít người lo lắng khi cùng một địa điểm, chỉ khoảng 100 m2 lại có đến hàng chục, thậm chí hàng trăm DN cùng chen chân đăng ký để được cấp giấy phép kinh doanh, đặt trụ sở DN. Chính điều này dễ dẫn đến sự chồng lấn, khó quản lý đối với các DN. Đó còn chưa kể tới việc kinh doanh, cho thuê văn phòng ảo một cách ồ ạt, đại trà như vậy, nếu có vấn đề gì xảy ra, lúc đó “chim trời, cá nước”, biết tìm DN ở đâu?
Những sự cố điển hình khi thuê văn phòng ảo
Anh Nguyễn Tiến Trung, trú tại phố Thái Thịnh (quận Đống Đa) cho biết, cách đây hơn một năm, khi tìm đối tác làm ăn trong lĩnh vực hóa mỹ phẩm, anh đã tìm tới văn phòng Công ty cổ phần mỹ phẩm V.P đặt trụ sở tại một tòa nhà trên phố Láng Hạ để ký hợp đồng cung cấp sản phẩm. Thời gian đầu, Công ty V.P cung cấp hàng hóa đầy đủ, nhưng khoảng ba tháng sau, công ty này đã “ôm” 50 triệu đồng tiền hàng của anh Trung “biến mất”. Tìm đến tòa nhà nêu trên để tìm hiểu, anh nhận được câu trả lời ráo hoảnh: Công ty V.P đã chấm dứt hợp đồng, không thuê văn phòng ở tòa nhà này nữa. Mọi thông tin cá nhân còn lại, chỉ là bản phô-tô chứng minh nhân dân cùng số điện thoại giao dịch mà anh Trung đã có từ trước. “Tôi nhiều lần liên lạc bằng điện thoại, nhưng số thuê bao đã tắt máy cho nên đành chịu. Đã nghĩ đến việc khởi kiện ra tòa để truy trách nhiệm của công ty này, nhưng nghĩ lại, với số tiền không quá lớn, theo đuổi kiện tụng mất nhiều thời gian cho nên tôi đành bỏ qua. Trước đây chủ quan, không tìm hiểu kỹ về trụ sở, địa chỉ của công ty này, tôi chỉ nghĩ đơn giản họ có văn phòng, biển hiệu, lại thuê văn phòng ở một tòa nhà thuộc loại “sang” nhất nhì tuyến phố thì không thể có kiểu làm ăn chụp giật như vậy được. Âu cũng là bài học để rút kinh nghiệm sau này” – anh Trung buồn rầu.
Chị Nguyễn Thị Thoát, trú tại phố Tô Hiệu (quận Hà Đông) cho biết, chị tìm hiểu và biết một công ty chuyên kinh doanh mặt hàng sữa dùng cho trẻ nhỏ, có trụ sở tại một tòa nhà trên phố Kim Mã (quận Ba Đình) cho nên đặt mua 20 hộp sữa loại 900 g, xuất xứ từ Ô-xtrây-li-a, dành cho trẻ hơn ba tuổi. Mặc dù tiền đặt hàng đã chuyển trước vào tài khoản hơn 50%, nhưng chị đợi mãi không thấy công ty chuyển hàng tới. Tìm tới trụ sở để hỏi, chị mới “giật mình”, họ thuê văn phòng ảo và đã hết hạn hợp đồng hơn một tháng. Cố liên lạc qua điện thoại thì họ đã bỏ số, không thể liên lạc được.
Nhận định từ phía chuyên gia
Trước vấn đề nêu trên, luật sư Lê Hồng Hiển, Giám đốc Công ty luật “Nay và Mai” cho biết, “theo quy định tại Điều 43 Luật DN năm 2014, trụ sở chính của DN là địa điểm liên lạc của DN trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Như vậy, khi thành lập và hoạt động, DN phải có trụ sở và địa chỉ rõ ràng. Trụ sở này có thể thuộc sở hữu của DN hoặc đi thuê.” Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể diện tích tối thiểu để làm trụ sở của DN là bao nhiêu. Do đó, nhiều DN đã lách luật bằng cách thuê văn phòng ảo, một địa điểm chỉ vài chục m2 mà có tới hàng chục, thậm chí hơn 100 DN đăng ký, treo biển làm trụ sở để được cấp đăng ký kinh doanh.
Một không gian văn phòng ảo đẹp có thể nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng
Cũng theo luật sư Hiển, hiện có không ít trường hợp dựa vào kẽ hở này để mua bán hóa đơn trái pháp luật và thực hiện nhiều hành vi vi phạm. Nhiều DN buôn bán, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trên in-tơ-nét hoặc qua điện thoại, khi xảy ra tranh chấp, sẽ rất khó giải quyết vì không thể tìm được người bán. Thậm chí, nếu người mua hàng muốn khởi kiện người bán ra tòa án mà không xác định được chính xác địa chỉ trụ sở chính của bên bán hàng, cũng không đủ điều kiện để tòa án thụ lý, giải quyết. Đồng thời, cũng không xác định được tòa án cấp huyện hoặc cấp tỉnh nào có thẩm quyền giải quyết. Chính vì vậy, khi trao đổi, mua bán hàng hóa qua mạng, nhất là các giao dịch có giá trị lớn, người mua cần hết sức cảnh giác, thận trọng, kiểm tra đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến bên bán như địa chỉ trụ sở, giấy phép đăng ký kinh doanh trước khi giao dịch. Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý nhà nước cần tăng cường thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện và xử lý các “DN ma”, hoạt động chui, vi phạm pháp luật và công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng để người dân biết và phòng tránh.
TS Nguyễn Hữu Cung, giảng viên Trường đại học Hùng Vương cho biết: “mô hình văn phòng ảo đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và xuất hiện tại Việt Nam gần đây như một nhu cầu tất yếu, giúp nhiều DN tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, tuyển dụng nhân viên tiếp tân, thư ký nhưng vẫn có một văn phòng lịch sự, chuyên nghiệp để tiếp khách. Tuy nhiên, mô hình này cũng chưa có quy định điều chỉnh, vì thế, một số DN đã cố tình lách luật bằng cách mua bán hóa đơn, trốn thuế, nợ bảo hiểm,… ảnh hưởng lớn tới môi trường kinh doanh. Do đó, cần có các giải pháp thiết thực nhằm quản lý văn phòng ảo, nhất là các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước.”
Bên cạnh những doanh nghiệp, đơn vị cố tình sử dụng loại hình dịch vụ này để trục lợi cá nhân thì không thể phủ nhận những lợi ích vượt trội mà loại hình dịch vụ này mang lại cho doanh nghiệp. Khách hàng cần tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp trước nhằm giảm thiểu rủ ro cho các giao dịch cá nhân và cả hoạt động kinh doanh đối với doanh nghiệp của bạn. Trước khi loại hình này biến tướng thì mọi người cũng nên biết văn phòng ảo được ra đời bởi ai và vì sao các doanh nghiệp SME, startup cần sử dụng loại hình dịch vụ này để không phủ nhận vai trò của nó.
