Trong thời gian trở lại đây, cùng với sự ảnh hưởng mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, tạo ra trào lưu các thế hệ doanh nghiệp mới không cần nhu cầu sử dung văn phòng truyền thống. Và chi phí thuê mặt bằng ngày càng tăng, nhờ đó mà gia tăng sự xuất hiện của các dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc. Trong đó phải kể đến dịch vụ văn phòng ảo. Tuy nhiều người trong chúng ta đã nghe đến thuật ngữ “văn phòng ảo”, nhưng vẫn chưa hiểu rõ dịch vụ này ra đời dành cho ai. Và liệu rằng đối với các doanh nghiệp SME, các startup thực sự cần sử dụng dịch vụ này là bởi lý do nào. Hãy cùng tìm hiểu lời giải đáp qua bài viết dưới đây của Office 168 nhé!
Mô hình văn phòng ảo – sự ra đời này dành cho ai
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hay Virtual Office là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Đây là môt dịch vụ văn phòng, mà các cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng để hoạt động kinh doanh như một văn phòng giao dịch kinh doanh truyền thống.
Mô hình văn phòng ảo
Ngoài việc khi thành lập doanh nghiệp được phép sử dụng địa chỉ kinh doanh, khi thuê văn phòng ảo tại các dịch vụ như văn phòng ảo Office 168 bạn còn được cung cấp một văn phòng vật lý với đầy đủ trang thiết bị nội thất, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng làm việc và các trang thiết bị văn phòng khác như máy in, máy fax, máy chiếu, máy photocopy…
Sử dụng dịch vụ này thì bạn không cần phải thuê mặt bằng để lập trụ sở, không cần mua sắm nội thất, không cần đầu tư trang thiết bị máy móc văn phòng.
>>Xem thêm: Văn phòng ảo – giá trị thật
Văn phòng ảo ra đời vốn dĩ định sẵn dành cho ai?
Với chi phí chỉ bằng 1/10 so với thuê văn phòng thông thường, từ lúc ra đời đến nay, dịch vụ văn phòng ảo hướng đến mục tiêu giúp các cá nhân, doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, nhân công… nhưng vẫn có một môi trường làm việc đạt tiêu chuẩn cao như phòng họp tiện nghi, dịch vụ lễ tân, Internet tốc độ cao hay khu vực tiếp khách chung… Vì thế đối tượng phù hợp nhất cho việc sử dụng dịch vụ này chính là các cá nhân khởi nghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn vốn ít ỏi nhưng vẫn có thể sở hữu không gian làm việc tiện ích, chuyên nghiệp và hiện đại. Nếu như trước đây để khởi nghiệp kinh doanh thông thường các startup sẽ muốn thuê mướn cho mình một trụ sở doanh nghiệp to đẹp, hoành tráng… Thì nay nhờ vào tư duy của nền kinh tế 4.0, họ biết được cách làm thế nào để tối ưu chi phí cho khởi nghiệp và vận hành doanh nghiệp. Biết lựa chọn văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ như một giải pháp hoàn hảo để thay thế.
>> Xem thêm: Giải pháp văn phòng thông minh cho doanh nghiệp nhỏ – startup
Vì sao các doanh nghiệp SME, startup cần sử dụng dịch vụ văn phòng ảo?
Đúng vậy, ngày nay, hưởng ứng sự phát triển mạnh mẽ của thời đại digital 4.0 là sự mọc lên dữ dội của các doanh nghiệp SME, các startup. Với mong muốn phát triển doanh nghiệp vững chãi và mở ra cơ hội đánh dấu trên thị trường. Vì thế họ đặt ra các chiến lược sử dụng các dịch vụ tối thiểu nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho doanh nghiệp. Điều đầu tiên các doanh nghiệp SME, startup nghĩ đến chính là không gian văn phòng làm việc. Họ sẽ ít có suy nghĩ thuê một tòa nhà hoành tráng đặt văn phòng tại đó, bởi giá thành mặt bằng hiện nay khá cao gây khó khăn với nguồn vốn hiện có. Thay vào đó, họ sẽ sử dụng các dịch vụ văn phòng cho thuê được cung cấp hiện nay. Được sử dụng và đón nhận như vị “cứu tinh” chính là văn phòng ảo. Nhưng lý do nào mà Office 168 nghĩ rằng các doanh nghiệp SME hay kể cả startup cần sử dụng dịch vụ này.
Giải pháp tiết kiệm chi phí và công sức
Với sự trợ giúp của các dịch vụ văn phòng ảo, quá trình khởi sự của một doanh nghiệp chưa bao giờ lại dễ dàng như hiện nay. Thay vì vừa tất bật hoàn thiện thủ tục hồ sơ thành lập doanh nghiệp, lại thêm mấy cơn đau đầu lo nghĩ về chuyện tìm kiếm mặt bằng thuê nhà để làm trụ sở. Chưa hết, bạn còn phải tốn thêm tiền trang trí lại mặt bằng, mua sắm bàn ghế và các phương tiện làm việc cơ bản trong văn phòng. Sau khi ổn định cơ sở vật chất thì bạn phải lưu tâm đến việc tìm nhân sự cho văn phòng, thuê mướn người trực điện thoại, tiếp xúc với khách hàng và đối tác mỗi khi bạn vắng mặt tại trụ sở. Điều đáng lưu tâm là trong giai đoạn mới khởi nghiệp. Hay quy mô doanh nghiệp còn nhỏ và vừa. Công việc văn phòng chưa nhiều, doanh thu chưa ổn định thì việc tiết kiệm các chi phí không cần thiết cũng là một giải pháp để tối ưu và cân bằng nguồn lực tài chính cho doanh nghiệp.
May mắn thay, trong hiện tại, chỉ bằng cách sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thì bạn có thể giải quyết được vô số các ưu tư ngay trong giai đoạn tiền khởi nghiệp.
Sử dụng văn phòng ảo sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư
Văn phòng ảo sẽ tạo ấn tượng với khách hàng
Cũng như chỗ ngồi làm việc, dịch vụ Văn phòng ảo sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp tối đa các công việc hành chính văn phòng như sau: Bộ phận lễ tân sẽ thay các doanh nghiệp tiếp nhận thư hoặc bưu phẩm, hoặc khi có khách hàng liên hệ thì sẽ ghi nhận lại thông tin sau đó chuyển tiếp tới bạn qua mail. Lễ tân được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản nắm vững chuyên môn, thông thạo ngoại ngữ, thân thiện và tận tâm đảm nhận nhiệm vụ đón tiếp và chăm sóc khi có khách hàng của công ty bạn đến. Hơn nữa, khu vực tiếp khách sang trọng và phòng họp rộng lớn, có đầy đủ tiện nghi sẽ mang đến sự hài lòng cho khách hàng của bạn.
>>Xem thêm: Lựa chọn văn phòng ảo – bước đi khôn khoan của nhiều doanh nghiệp SME – startup Việt
Linh hoạt và không bị ràng buộc về mặt thời gian
Với các doanh nghiệp SME, startup rất cần sự linh động trong công việc để tạo thuận lợi cho việc kết nối với thị trường. Đối với dịch vụ văn phòng ảo, bạn có thể đi bất kì nơi đâu và công việc của bạn vẫn diễn ra bình thường không sợ bất kỳ rào cản nào. Bởi mỗi khi khách hàng, đối tác gọi vào số điện thoại công ty bạn vẫn được tiếp nhận, chuyển tới cho bạn mọi lúc, mọi nơi.
Đây chính là điểm mà các văn phòng truyền thống không có được. Vì vậy, văn phòng ảo sẽ đặc biệt phù hợp với những người làm trong các ngành nghề không ngồi cố định một chỗ như startup…
Thời gian linh hoạt sẽ giúp gia tăng năng suất công việc
Hi vọng là những thông tin trên đây của Office 168 sẽ cung cấp đầy đủ cho bạn đọc những điều hữu ích từ văn phòng ảo. Đặc biệt là các doanh nghiệp SME hay các startup sẽ có giải đáp cho sự lựa chọn về việc sử dụng văn phòng ảo. Với nhiều năm tại thị trường TPHCM, Office 168 tin rằng dịch vụ tại đây cung cấp đầy đủ tiện ích cũng như đảm bỏa yên tâm cho quý khách hàng.
